Existe algo muito importante que todos, quando vamos aplicar qualquer método ou técnica que nos seja sugerido, no lembremos: todos somos diferentes!
Por isso, as sugestões que aqui vos deixo, não as tratem como verdades absolutas.
Testem-nas, adaptem-nas à vossa realidade e, para aquilo que não for o mais indicado, procurem alternativas.
Mas, como esta situação que estamos a atravessar e com as novas necessidades que se nos impõe, uma coisa é certa: a forma de ver o trabalho tem de mudar e tornar-se mais flexível.
O foco deve estar nos objetivos e não no tempo de trabalho, como tem sido muitas vezes até aqui.
Para mim, existem 5 pontos essenciais do trabalho a partir de casa (e de qualquer tarefa que se realize quando se procura a produtividade):
- Foco
- Objetivos claros
- Organização
- Pausas
- Energia positiva
Se formos conscientes em relação a estas 5 itens, temos boas hipóteses de realizar as nossas tarefas de forma produtiva e eficaz.
Vamos então falar sobre cada uma delas.
Foco
Devido a toda a ansiedade associada ao momento que estamos a atravessar, é normal deixarmo-nos ser levados de forma frequente por pensamentos e distrações.
Aliás o nosso pensamento é uma das nossas principais formas de distração.
Mas como solucionamos isso se o nosso pensamento é uma constante e não vimos equipados com um botão on/off?
A resposta para isto é: consciência!
A primeira coisa a fazer é tomar consciência que o seu pensamento vagueia, que viagens faz habitualmente e qual o gatilho para essa viagem.
Só é possível ser produtivo se houver uma boa relação entre o foco e a distração.
Um estudo de Harvard indica qua a mente da maioria das pessoas divaga durante cerca de 47% do tempo em que estamos acordado. A situação que estamos a viver estimula esta propensão.
Nesta altura, uma coisa de extrema importância para diminuir os gatilhos da distração é limitar a quantidade de informação à qual nos expomos, venha ela através de que meio for.
É fundamental, no decorrer desta fase estarmos informados, mas não precisamos de ver todos os telejornais disponíveis, ler toda a imprensa escrita, pesquisar na internet de 5 em 5 minutos as mudanças que ocorrem, ver todos os relatos de “supostos” médicos que nos chegam através das redes sociais ou via WhatsApp.
Isto só promove as distrações e na maioria das vezes a desinformação, a confusão e a dúvida.
Por isso, para que consiga uma boa relação entre o foco e a distração, além da consciência perante a distração e limitar a exposição às informações, é fundamental desenvolver atenção plena.
Esta capacidade, tal como muitas outras, pode ser trabalhada e desenvolvida, desde que o façamos com persistência e constância.
Desenvolver atenção plena vai ajudar a diminuir o stress, a ansiedade e os níveis de cortisol, o que será benéfico para a qualidade do seu sono e também para a sua imunidade.
Manter uma mente saudável e positiva, será determinante para manter o foco.
Deixo-lhe aqui algumas dicas para o fazer:
– Esforce-se por se conectar com o presente. Como diz o provérbio chinês (que também aparece no filme Kung Fu Panda): “Estás demasiado preocupado com o que foi e com o que há de ser. Ontem é história, amanhã é um mistério, mas hoje é uma dádiva, por isso é que se chama presente!”
» Viajar para o passado só vai estimular a sua conversa interior de depressão. Viajar para o futuro só vai estimular a sua conversa interior de ansiedade. O único tempo que consegue verdadeiramente controlar e viver é o presente, por isso foque-se nele.
– Existem áreas da sua vida e à sua volta que consegue controlar ou influenciar e outras que vão para além desse círculo e que fogem ao seu controlo e influência. Centre-se apenas nas primeiras e não desperdice energia com as segundas.
– Treine o seu foco e concentração treinando a respiração. Faça exercícios respiratórios durante pelo menos 15 minutos todos os dias. Concentre-se apenas no ar a entrar e a sair, a velocidade com que o faz, que movimentos identifica no seu corpo para o fazer. Isso irá ajudá-lo a desenvolver esta competência.
– Estimule os seus 5 sentidos enquanto realiza tarefas do seu dia a dia, como quando toma banho ou cozinha. Foque toda a sua atenção nos cheiros, texturas, cores, sons e sabores. Além de ajudar na conexão com o presente, irá estimular o desenvolvimento do foco e da concentração.
– Não tente realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Cada tarefa que realizar deve ter início, meio e fim. Sempre que muda de tarefa o seu cérebro demora a ajustar-se e a focar-se a 100% na nova tarefa. Se o estiver sempre a fazer, nunca fará nada a 100%, o que vai aumentar a probabilidade de erro e com isso estimular a sua frustração e ansiedade.
– Utilize a música como uma forma de abafar o ruído que o rodeia. Vá testando para avaliar qual o tipo de música e volume que melhor se adaptam às suas necessidades e performance.
– Caso esteja com crianças em casa, estabeleça acordos com elas. Pode mesmo teatralizar uma reunião em que redigem um contrato que define obrigações, limites e penalizações.
» Seja criativo a adotar medidas que sirvam de lembrete às limitações e obrigações, como cartões com cores (como no futebol) ou sinais de trânsito.
Objetivos claros
Como diz o gato à Alice no País das Maravilhas: “Se não souberes para onde queres ir, qualquer caminho serve”.
Se não tivermos objetivos claros, não temos forma de avaliar se lá chegámos e também não conseguimos definir as alterações e adaptações necessárias para melhorar a performance e alcançar as metas definidas.
É importante que os objetivos que definir nunca sejam nem demasiado ambiciosos, nem demasiado simples, mas sim exequíveis. Isso será determinante para a sua motivação.
Quando os definir, procure responder não só à pergunta “O quê?”, identificando onde pretende chegar, mas também à pergunta “Porquê?”, que determina a motivação e o benefício por trás do objetivo definido.
Para que consiga alcançar as metas estipuladas é essencial que faça uma lista das suas tarefas e as divida em essenciais, que são as que o aproximam mais do objetivo, e supérfluas, que são as que não o fazem avançar ou até mesmo que atrasam o alcance do objetivo definido.
As tarefas essenciais devem ocupar a grande maioria do seu dia.
Dentro deste tipo de tarefas também se incluem as tarefas urgentes, mas para que consiga ser produtivo, deve tentar ao máximo que este tipo de tarefas não existam ou que, em caso de existência, sejam em número muito reduzido. Isto vai depender da sua organização e se a mesma é realizada de forma contínua.
Para organizar os seus objetivos ao longo do tempo, é essencial que defina um objetivo semanal de maior dimensão e objetivos diários, que terão uma dimensão menor e o encaminharão na direção do objetivo semanal que definiu.
Para alcançar os seus objetivos diários, deve distribuir as tarefas da sua lista ao longo do dia que estejam associadas ao que pretende alcançar.
Como a forma de trabalhar foi reorganizada, é importante que fale com os restantes elementos da sua equipa de trabalho para que estabeleçam objetivos comuns e complementares ao longo da semana e para que desta forma o trabalho se faça em sintonia, mesmo que à distância.
Organização
Para que o seu cérebro receba comandos apropriados a momentos de atividade é essencial que mantenha certas rotinas, como por exemplo vestir-se todos os dias como se fosse sair.
Mesmo trabalhando em casa, é essencial que tenha um espaço específico para trabalhar. Se o fizer no sofá ou na cama, o seu cérebro vai associá-los a momentos de descanso ou lazer e não despertará da mesma forma e a sua performance poderá ficar condicionada.
Deve sempre preparar o seu dia, no dia anterior: qual o objetivo principal, que tarefas vai executar e de que forma serão distribuídas. Isso vai fazer com que não perca tempo no início do dia a decidir o que vai fazer, pois normalmente este é o período em que o seu potencial é maior.
Prepare-se para começar a trabalhar: tenha tudo o que necessita consigo e organize o seu espaço de trabalho. Isto vai evitar paragens desnecessárias e a constante interrupção do seu foco.
Sempre que estiver a realizar uma tarefa e se lembrar de algo que tem para fazer, não pare a tarefa que está a realizar. Aponte numa lista específica para esse efeito e continue a executar a mesma tarefa. Determine uma altura do seu dia para analisar as tarefas que foi apontando ao longo do dia e posteriormente descarregue-as pela sua agenda, de acordo com os objetivos e blocos de trabalho que definiu.
Privilegie a manhã e direcione para essa altura do dia as tarefas mais complexas, pois ao longo do dia o seu foco e concentração vão diminuindo. Se deixar as tarefas mais complexas para o período da tarde, isto poderá condicionar a sua performance e consequentemente ter implicações na sua motivação.
Quando organizar a sua agenda, sempre que possível, junte tarefas similares ou complementares em blocos de trabalho.
Converse com a sua equipa de trabalho e selecionem um meio de comunicação urgente (por exemplo chamadas de voz), ou seja, sempre que existem situações urgentes é esse o veículo utilizado. Isto evita que esteja constantemente a ver todos os outros suportes para garantir que não tem mensagens importantes e ganhará tempo de produção com esta simples prática.
No final do dia realize sempre uma avaliação do mesmo. Desta forma conseguirá perceber se definiu corretamente os seus objetivos, se os mesmos eram exequíveis, quais as dificuldades com que se deparou, que situações deve evitar e que adaptações são necessárias. Deve ser o comandante do seu barco e não deixar que ele o leve à deriva.
Caso esteja a trabalhar em casa com filhos, é essencial que os inclua na sua agenda, de acordo com as necessidades específicas da sua realidade. Não se esqueça que estamos a atravessar uma altura diferente de tudo o que conhecemos e que temos forçosamente de nos adaptar a ela, assumindo não só um novo ritmo, como também uma nova estrutura.
Pausas
As pausas são essenciais para quem trabalha a partir de casa, mas devem ser organizadas como uma parte integrante da agenda.
Todos somos diferentes e por isso a relação tempo de trabalho/pausa vai ser diferente de pessoa para pessoa, dependendo do tempo que demora a entrar em foco, após que período de trabalho começa a perder o foco e quanto tempo precisa para restaurar as suas energias.
Vá testando para ver que esquema é melhor para si.
Também esta fórmula poderá não ser a mesma ao longo do dia e haver necessidade de adaptação.
Lembre-se que com esta nova forma de viver, ganhou algum tempo que pode distribuir pela sua agenda de acordo com as suas necessidades: tempo de deslocação casa/trabalho/casa; deslocação para levar filhos à escola, ir ao ginásio ou outro tipo de atividades e hobbies; as deslocações para realizar compras e a sua permanência nesses espaços também foram reduzidas, visto que diminuímos a frequência com que realizamos essa tarefa; etc.
Para quem está em casa com filhos, a organização das pausas será essencial.
Em caso de estarem os dois elementos do casal em casa, tentem fazer pausas mais longas e alternadas, de forma a conseguirem apoiar os menores de forma mais consistente.
Organize as atividades das crianças de acordo com o esquema de pausas que estipulou.
Utilize as horas que ganhou com esta reestruturação para organizar da sua agenda.
Energia positiva
Manter a mente saudável e a energia positiva vai ser fundamental para ultrapassar este desafio. Se se deixar levar por uma corrente de pensamentos tóxicos vai condicionar o seu dia, comprometer a sua motivação e minar a sua produtividade.
Existem alguns pontos essenciais para manter a sua mente e energia positivas:
» Limite a quantidade de informação à qual se expõe;
» Comemore todas as vitórias, pequenas ou grandes;
» Tenha consciência da existência do seu crítico interno. Monitorize os seus pensamentos, só assim vai conseguir alterá-los;
» Sinta gratidão todos os dias, não deixe de dar valor à pequenas coisas que enchem o seu dia;
» Foque-se apenas no que está na sua área de controlo, o que está para lá dela não deve ocupar as suas preocupações. Não trave uma luta que não o leva a lado nenhum!
» Nunca perca a esperança: uma coisa é certa, um dia isto vai passar!
» Lembre-se que é com os desafios que mais aprendemos. Retenha todas as aprendizagens que esta situação lhe trouxer, elas vão fazer com que se torne muito mais forte!
